قواعد حوكمة الجمعيات الأهلية
تعتبر الجمعيات الأهلية أحد الأعمدة الأساسية في القطاع غير الربحي في المملكة العربية السعودية، حيث تلعب هذه الجمعيات دوراً حيوياً في تحقيق التنمية المستدامة وتعزيز العدالة الاجتماعية وتحسين مستوى المعيشة للمجتمع، ولضمان نجاح عمل الجمعيات الأهلية تولي الحكومة السعودية اهتماماً كبيراً لتطوير وتحسين حوكمتها، حيث تعتبر حوكمة الجمعيات الأهلية أحد أهم عوامل نجاحها وتحقيق أهدافها بشكل فعال، وتساعد حوكمة الجمعيات الأهلية على تحقيق الشفافية والمساءلة والمشاركة الفعالة، وتضمن أن تكون الجمعيات أكثر فعالية وكفاءة في تقديم الخدمات للمجتمع، كما تساهم حوكمة الجمعيات في تعزيز الثقة بين الجمعيات والمجتمع والجهات الحكومية، هذا وتولي المملكة اهتماماً كبيراً لتطوير وتحسين حوكمة الجمعيات الأهلية، وذلك من خلال إصدار اللوائح المنظمة لها، بالأخص قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادرة بقرار مجلس إدارة المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي رقم (ت/1/9/23) وتاريخ 18/ 12 / 1444هـ، بالإضافة إلى توفير الدعم المالي والتقني لهذه الجمعيات، وتشجيع العمل التطوعي وتعزيز الشراكات بين القطاع العام والخاص وغير الربحي، وفي هذا السياق سوف نوضح في هذا المقال قواعد حوكمة الجمعية الأهلية في السعودية.
ماهية حوكمة الجمعية الأهلية
أن حوكمة الجمعية الأهلية في السعودية تتم بمجموعة من القواعد والمعايير والسياسات والإجراءات التي تنظم العلاقة بين (الجمعية الأهلية) المنظمة ذات التنظيم مستمر لمدة معينة أو غير معينة مؤلفة من أشخاص من ذوي الصفة الطبيعية أو الاعتبارية، أو منهما معاً، غير هادفة للربح أساساً، وذلك من أجل تحقيق غرض من أغراض البر أو التكافل، أو من أجل نشاط ديني تحدده وزارة الشؤون الإسلامية والأوقاف والدعوة والإرشاد، أو نشاط اجتماعي، أو ثقافي، أو صحي، أو بيئي، أو تربوي، أو تعليمي ، أو علمي، أو مهني، أو إبداعي، أو شبابي، أو سياحي، ونحو ذلك من نشاطات، أو نشاط يتعلق بحماية المستهلك، أو أي نشاط أهلي آخر تقدره الوزارة، سواء كان ذلك عن طريق العون المادي، أو المعنوي، أو الخبرات الفنية أو غيرها، وسواء كان النشاط موجها إلى خدمة العامة كجمعيات النفع العام، أم كان موجهاً في الأساس إلى خدمة أصحاب تخصص أو مهنة كالجمعيات المهنية والجمعيات العلمية والجمعيات الأدبية، والعاملين فيها، وأصحاب المصلحة، بغرض تحقيق العدالة، والشفافية والمصداقية، والاستدامة.
قد يهمك أيضاً: ما هي المؤسسات الأهلية؟
والجدير بالذكر أن من خلال حوكمة الجمعية الأهلية في السعودية يتم الحصول على أفضل النتائج، ومنها بالأخص الآتي:
- تطوير أداء الجمعيات الأهلية في السعودية.
- تعزيز مساهمة الأفراد في إدارة الجمعية الأهلية في السعودية.
- تحفيز وتشجيع الداعمين، للإسهام في تنمية الجمعية الأهلية في السعودية.
- رفع كفاءة أداء منظومة القطاع الغير ربحي في المملكة.
- تطوير الحوكمة وتعزيز الشفافية والإفصاح، في الجمعية.
ضوابط حوكمة الجمعية الأهلية
- مضمون اللوائح الداخلية للجمعية الأهلية يجب أن تتضمن اللوائح الداخلية للجمعية الأهلية في السعودية آلية توزيع المهام والاختصاصات بين كافة أجهزة الجمعية، بما يتفق مع أفضل مبادئ الحوكمة ومعاييرها، ويحسن كفاءة اتخاذ القرارات، ويحقق التوازن في الصلاحيات، والمسؤوليات، بين أجهزة الجمعية، وبشكل خاص يتعين على الجمعية العمومية، ومجلس الإدارة في الجمعية الأهلية، الأخذ بالآتي:
- تحديد الموضوعات التي يحتفظ مجلس الإدارة في الجمعية، بصلاحية البت فيها.
- اعتماد وتطوير اللوائح الداخلية المتعلقة بعمل الجمعية، والتحقق من تحديدها بشكل واضح من حيث المهام، والاختصاصات والمسؤوليات الموكلة إلى المستويات التنظيمية المختلفة.
- التأكد من وجود سياسات مكتوبة وتفصيلية تتضمن تحديد الصلاحيات المفوضة إلى كافة اللجان وأجهزة الجمعية.
- بذل العناية اللازمة وفقًا لآلية توزيع المهام والاختصاصات، أثناء عملية اتخاذ القرار.
- الامتناع عن اتخاذ القرار، إذا كانت المعلومات والتقارير ذات الصلة بالموضوع غير كافية، إلى حين توافر المعلومات.
- تنظيم عملية اتخاذ القرار، بما يضمن مساهمة العاملين فيها.
- عدم جواز انفراد أي شخص بالسلطة المطلقة لاتخاذ القرارات في الجمعية.
- حوكمة الجمعية العمومية للجمعية الأهلية
حيث يرأس اجتماعات الجمعية العمومية رئيس مجلس الإدارة أو نائبه عند غيابه أو من يكلفه المركز من بين أعضاء الجمعية العمومية، كما يحق لكل عضو من أعضاء الجمعية العمومية ممارسة حقوقه والتزاماته المنصوص عليها في اللائحة الأساسية. - حوكمة مجلس إدارة الجمعية الأهلية على كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة في الجمعية، القيام بالآتي:
- تقديم المقترحات لتطوير استراتيجية الجمعية.
- مراقبة أداء الجهاز التنفيذي، ومدى تحقيقه أهداف الجمعية، وأغراضها.
- مراجعة التقارير الخاصة بأداء الجمعية.
- التحقق من سلامة، ونزاهة الأنظمة المالية والمحاسبية، بما في ذلك الأنظمة المتعلقة بإعداد التقارير المالية.
- التحقق من أن الرقابة المالية ونظم إدارة المخاطر في الجمعية قوية ومبررة.
- إبداء الرأي في تعيين المسؤول التنفيذي، وشاغلي الوظائف القيادية، أو عزلهم.
- الالتزام التام بأحكام النظام واللائحة، والأنظمة ذات الصلة.
- حضور اجتماعات مجلس الإدارة في الجمعية.
- تخصيص وقت كافي للاضطلاع بمسؤولياته، والتحضير للاجتماعات، والمشاركة فيها بفعالية.
- عدم إفشاء أي أسرار عرفها، بسبب عضويته إلا وفقا لأحكام النظام واللائحة.
- الاعتذار عن العضوية حال عدم تمكنه من الوفاء بمهامه على الوجه الأكمل.
-حوكمة اللجان المنبثقة عن مجلس إدارة الجمعية الأهلية
حيث يتم اختيار أعضاء اللجان من أعضاء مجلس الإدارة أو من غيرهم، ويجوز أن يكون من بينهم أعضاء الجمعية العمومية، كما إنه لا يجوز للمراجع الخارجي أن يكون عضوا في لجنة المراجعة الداخلية، ويجب على اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة الالتزام بالآتي:
- مراجعة تقارير الجهاز التنفيذي للجمعية ذات الصلة بعمل اللجنة.
- التحقق من التزام الجمعية بالأنظمة واللوائح والسياسات والتعليمات ذات الصلة بعمل اللجنة.
- الرفع لمن أصدر قرار تشكيل اللجنة بالمسائل التي ترى ضرورة اتخاذ إجراء بشأنها، وإبداء توصياتها بالخطوات اللازم اتخاذها.
- إعداد تقارير مفصلة في الموضوعات ذات العلاقة بعمل اللجنة.
قد يهمك أيضاً: ما هو الصندوق الوقفي
؟
- حوكمة الجهاز التنفيذي في الجمعية الأهلية
مع مراعاة أحكام نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية، يختص الجهاز التنفيذي في الجمعية، بتنفيذ الخطط، والسياسات والاستراتيجيات، والأهداف الرئيسة لهما، ويدخل ضمن تلك الاختصاصات الآتي:
- تنفيذ السياسات واللوائح والأنظمة الداخلية المقرة من الجمعية العمومية، أو مجلس الإدارة في الجمعية.
- تنفيذ الاستراتيجية الشاملة للجمعية، وخطط العمل الرئيسة، والمرحلية، وإدارة العمل اليومي للجمعية.
- اقتراح الهياكل التنظيمية، والوظيفية، ورفعها للاعتماد.
- تنفيذ أنظمة وضوابط الرقابة الداخلية، وإدارة المخاطر، والإشراف العام عليها.
- تنفيذ لائحة حوكمة الجمعية، بما لا يتعارض مع أحكام هذه القواعد واقتراح تعديلها عند الحاجة.
- تزويد أعضاء مجلس الإدارة في الجمعية، واللجان المنبثقة عنهما، بجميع المعلومات والبيانات والوثائق والسجلات اللازمة، على أن تكون وافية ودقيقة وفي الوقت المناسب.
- إعداد مشروعات التقارير الدورية المالية وغير المالية، في ضوء الخطط والأهداف الاستراتيجية للجمعية، وعرض تلك التقارير على الجمعية العمومية ومجلس الإدارة في الجمعية.
- أحكام المستفيدين وأصحاب المصلحة في الجمعية الأهلية
حيث يكون على مجلس الإدارة في الجمعية، وضع سياسات وإجراءات واضحة ومكتوبة، لتنظيم العلاقة مع المستفيدين وأصحاب المصلحة، بهدف حمايتهم وصيانة حقوقهم على أن تتضمن بصفة خاصة الآتي:
- احترام الحقوق القانونية لأصحاب المصالح وآلية تعويضهم عند الإخلال بحقوقهم التي تقررها الأنظمة، أو تحدميها العقود.
- إبراز كيفية تسوية الشكاوى أو الخلافات التي قد تنشأ بين الجمعية أو المؤسسة، وأصحاب المصلحة.
- تعزيز بناء علاقات جيدة مع المانحين، والمستفيدين والمحافظة على سرية المعلومات المتعلقة بهم.
- توضيح النسبة الإدارية التي تستقطعها الجمعية من تبرعات المانحين بهدف تسيير العملية الإدارية في الجمعية، وتزويد المانحين بالتقارير اللازمة عن نتائج تبرعاتهم.
- إتاحة الفرصة لأصحاب المصالح لمناقشة أعمال الجمعية، والمطالبة بتصحيح أي مخالفة تشكل انتهاكاً لممارستهم لحقوقهم.
- معاملة العاملين في الجمعية، وفقًا لمبادئ العدالة، والمساواة، وعدم التمييز.
- وضع سياسات وإجراءات واضحة لاستقبال الشكوى ومعالجتها.
- وضع سياسة للسلوك المهني.
- الإفصاح والشفافية وتعارض المصالح في الجمعية الأهلية
حيث على الجمعية الالتزام بالمبادئ العامة التي تحقق أعلى مستوى من الإفصاح والشفافية، وتحد من تعارض المصالح، بما لا يعود بالضرر على الجمعية.ويكون على أعضاء مجلس الإدارة في الجمعية، عند تعارض المصالح مراعاة الآتي:
- إذا كان للعضو أي تعارض في المصالح في موضوع مدرج على جدول أعمال مجلس الإدارة، فعليه الإفصاح عن ذلك قبل بدء مناقشة الموضوع، على أن يثبت ذلك في محضر الاجتماع، ولا يجوز له في هذه الحالة حضور مناقشة الموضوع ذي العلاقة، أو المشاركة في مناقشته، أو التصويت عليه.
- لا يجوز أن يكون للعضو أي مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تكون لحساب الجمعية، إلا بموافقة الجمعية العمومية، على أن تجدد هذه الموافقة بصورة سنوية.
- إذا لم يفصح العضو عن أي تعارض في المصالح بشأن أي من أعمال الجمعية، جاز للمركز أو لكل ذي مصلحة المطالبة أمام الجهات القضائية بإبطال التصرف، أو إلزام العضو بأداء أي ربح أو منفعة تحققت له نتيجة ذلك.
- إذا شك العضو في وجود تعارض مصالح من عدمه، فله طلب الإرشاد من رئيس مجلس الإدارة في الجمعية، على أن يثبت ذلك كتابة.
كما يجب أن يفصح في التقرير السنوي للجمعية الأهلية في السعودية على ما يلي:
- الأحكام التي تعذر تطبيقها في النظام واللائحة والقواعد واللائحة الأساسية، وأسباب ذلك.
- أسماء أعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجان، والوظائف القيادية، ووظائفهم الحالية، والسابقة، ومؤهلاتهم، وخبراتهم.
- عدد اجتماعات مجلس الإدارة التي عقدت خلال السنة المالية الأخيرة، وتواريخ انعقادها، وسجل حضور كل اجتماع موضحاً فيه أسماء الحاضرين.
- أسماء اللجان ورؤسائها وأعضائها وعدد اجتماعاتها وتواريخ انعقادها وبيانات حضور الأعضاء لكل اجتماع.
- الوسائل التي اعتمد عليها مجلس الإدارة، في تقييم أدائه وأداء اللجان.
- الإفصاح عن سياسة المكافآت وعن تفاصيل مكافآت أعضاء مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنها.
- أي حكم قضائي أو قرار تنفيذي أو قرار إداري أو عقوبة أو جزاء أو تدبير احترازي أو قيد احتياطي مفروض على الجمعية من المركز أو من أي جهة إشرافية أو تنظيمية أو قضائية، مع بيان أسباب المخالفة والجهة الموقعة لها وسبل علاجها وتفادي وقوعها في المستقبل.
- بيان بتواريخ اجتماعات الجمعيات العمومية المنعقدة خلال السنة المالية الأخيرة وقراراتها.
- وصف لأنواع الأنشطة الرئيسة للجمعية وفروعها.
- جدول أو رسم بياني لنتائج أعمال الجمعية في السنوات المالية الخمس الأخيرة أو منذ التأسيس، أيهما أقصر.
- إيضاح لأي فروقات مالية جوهرية في نتائج أعمال الجمعية عن نتائج السنة السابقة.
- معلومات تفصيلية عن الأعمال أو العقود التي فيها مصلحة لأحد أعضاء مجلس إدارة الجمعية أو الموظفين القياديين فيها أو لأي شخص في علاقة بأي منهم، بحيث تشمل أسماء المعنيين بالأعمال أو العقود، وطبيعة هذه الأعمال، أو العقود، وشروطها، ومدتها، ومبلغها، وإذا لم توجد أعمال، أو عقود من هذا القبيل، فعلى الجمعية الإفصاح عن ذلك.
- مدى وجود تحفظات على القوائم، والتقارير المالية السنوية من قبل مراجع الحاسبات، وأسبابها، وآليات معالجتها.
- أي متطلبات أو إفصاحات أخرى يطلبها المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي.
قد يهمك أيضاً: استشارات قانونية في أشكال الشركات
خدماتنا المقدمة للجمعيات الأهلية
الخدمات القانونية المقدمة للجمعيات الأهلية في السعودية تلعب دوراً مهماً في تنظيم عمل هذه الجمعيات وضمان التزامها بالأنظمة واللوائح المحلية، تشمل خدمات مكتب محمد بن عفيف للمحاماة مجموعة متكاملة من الإجراءات والاستشارات القانونية التي تهدف إلى دعم الجمعيات الأهلية في مختلف مراحلها، بدءاً من التأسيس وحتى إدارة شؤونها اليومية.
